[Notion] 같은 일을 두 번 하던 협업 프로세스, 노션 자동화로 개선하기

📝 협업 요청/완료 프로세스를 노션×슬랙 자동화로 운영 가능하게 만든 작은 기록입니다

저희 팀은 디자인 요청을 할 때마다 노션에 등록하고, 이메일로 “요청드립니다” 보내고, 작업이 끝나면 디자이너는 노션 상태를 바꾸고, 다시 이메일로 “완료됐어요” 보내고…

근데 이상했어요. 이렇게 번거롭게 두 번씩 하는데도 확인은 직관적이지 않았고, 누락은 생겼거든요. 결국 우리 팀의 메신저인 슬랙에서 “혹시 메일 확인하셨을까요?”를 또 물었습니다. 저는 '아, 이건 문제다.개선이 필요하다'고 생각이 들기 시작했습니다.

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우리가 겪고 있던 ‘협업 비용’은 이런 형태였다

우리 팀은 디자인팀과 협업이 많아서 제작물 요청이 자주 발생해요. 개발팀은 Jira를 활용하고 있어서 이런 문제가 덜했는데, 디자인팀은 Jira를 쓰지 않았기에 저희는 노션, 슬랙, 메일만으로 협업하고 있는 상황이었어요.

자동화 전 프로세스는 대충 이랬습니다.

• 기획자가 노션에 디자인 요청 작업물을 등록하고
• 디자인팀에 이메일로 요청 메일을 보내고
• 디자이너가 작업 완료 후 노션 현황판에서 상태를 ‘완료’로 바꾸고
• 작업물이 있는 경로를 이메일로 회신하고

출처 : 무한도전

겉으로는 “기존과 달리  기록도 남고, 커뮤니케이션도 된다”처럼 보일 수 있지만 실제로는…

• 같은 내용을 두 번 적고
• 두 번 보내고
• 두 번 확인해야 했고
• 그래도 누락이 생겼고
• 그래서 슬랙에서 또 확인을 하게 됐어요

즉, 노션을 쓰는 의미는 점점 흐려지고, 확인은 더 복잡해진 상황이라고 판단되었죠 

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제일 크게 다가온 문제 3가지 

정리하면, 제가 팀원으로서 일을 하면서 계속 찝찝했던 이유는 크게 3가지였습니다.

1) 불필요한 중복 작업
: 노션도 하고 이메일도 하고… 같은 내용을 다른 곳에 반복해서 남기는 구조

2) 직관적이지 않은 확인
: 작업은 노션에서 관리하는데, 요청과 결과물은 이메일을 열어봐야만 확인할 수 있는 구조

3) 누락의 최종 종착지는 슬랙
: 그럼에도 불구하고 확인이 직관적이지 않아 결국 슬랙에서 다시 물어봄, 팀의 리듬이 깨지는 구조

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저의 목표는 간단했어요

그래서 목표는 복잡하지 않게 잡았습니다. 간단했어요. ‘더 좋은 완벽한 프로세스’를 만들겠다기보다, 지금 흐름에서 불필요한 걸 덜어내고 필요한 건 더 잘 흐르게 만들고 싶었어요. 정리해보니 결국 두 가지였죠. "없애고 싶은 것, 그리고 남기고 싶은 것."

• 없애고 싶은 것
  • 이메일로 요청/완료 알리는 과정
  • “이메일 확인하셨을까요?” 같은 상태 확인 핑퐁
  • 누락을 사람 기억력으로 막는 구조

• 남기고 싶은 것
  • 노션에 남는 기록과 맥락
  • 슬랙에서 흐르듯 확인되는 실시간 알림
  • 실무자가 써도 어렵지 않아서 계속 유지되는 구조

한 줄로 말하면, 우리가 이미 쓰고 있는 도구(노션/슬랙)를 ‘더 제대로’ 쓰고 싶었어요.

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사실 ‘상태 알림’ 자동화는 이미 하고 있었어요

여기서 한 가지 짚고 가고 싶은 게 있어요. 저희 팀 내부에서는 사실 이전부터 노션 상태 변화에 따른 슬랙 알림 자동화를 이미 적용해두고 있었습니다.

“노션을 잘 쓰게 만드는 게 더 어렵다”는 주제로, 팀에 노션을 루틴화하고, 프로젝트 등록/완료 같은 상태 변화가 생기면 슬랙 채널에 알림이 뜨게 만들어 팀이 놓치지 않고 흐름에 합류하도록 했던 이야기인데요. (혹시 이 내용이 궁금하신 분들은 이전 글을 참고하셔도 좋아요 ㅎㅎ)

[Notion] “왜 안 봐요?” 대신, '자동화' 적용으로 자연스럽게 바꿨습니다

 

그때는 그 자동화가 꽤 효과가 있었어요. 지금도 잘 유지되면서 팀 안에서는 하나의 프로세스로 자리 잡았고요.
슬랙에 “누가 어떤 일을 진행 중인지”, “무엇이 완료됐는지”가 자연스럽게 흘러오니까, 프로젝트 관리는 훨씬 수월해졌고 팀의 리듬도 조금씩 달라지더라고요.

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그래서 이번에도 “상태만 자동화하면 되겠지”라고 생각했습니다

Notion 내 아트 작업 상태

이번에 디자인팀과의 협업 프로세스를 개선할 때도 처음엔 똑같이 접근하려고 했어요.

“그래, 타팀 협업도 결국 노션에 등록하고 상태 바꾸는 일이니까 요청/완료 상태가 바뀌면 슬랙으로 알림만 보내면 되지 않을까?” 이미 우리 팀 안에서는 검증된 방식이었고, 무엇보다 설정도 비교적 간단하니까요. (제가 적용한 설정 방법은 해당 글에서 확인 가능합니다!)

처음에 적용하려고 했던 형태

근데… 여기서부터가 달랐습니다. 타팀 협업에서는 ‘상태 알림’만으로는 확인이 끝나지 않더라고요

팀 내부에서는 상태 알림만으로도 어느 정도 굴러갔는데, 디자인팀처럼 결과물에 대한 ‘별도의 경로’가 있고, 프로젝트도 여러 개고, 담당자도 매번 달라지는 협업에서는상태만 바뀌어서는 마지막 한 조각이 채워지지 않았어요. 상태가 ‘완료’로 바뀌어 슬랙에 알림이 뜨더라도, 사람들은 결국 한 번 더 움직여야 했거든요. 그 슬랙 메시지 하나로 확인이 끝나지 않고, 다시 노션으로 들어가야 했죠.

“완료면… 노션 페이지 들어가서 작업물 경로 확인해야겠다”
“이 요청이 뭐였지? 노션 들어가서 찾아봐야겠다”
“어떤 프로젝트가 완료된 거지?”

그때 확실히 느꼈어요. 상태 자동화는 “완료”라는 신호만 줄 뿐이었고, 우리가 원했던 건 슬랙 메시지 하나만 봐도 ‘어떤 작업이었는지’와 ‘어디를 확인하면 되는지’까지 끝나는 흐름이었어요.

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그래서 바꾸었습니다 

상태가 바뀌면 알림이 가는 것만으로는 부족했어요.
요청할 때는 ‘요청 버튼’, 완료할 때는 ‘완료 버튼’을 누르면 슬랙에 핵심 정보(프로젝트/담당자/링크)가 완성된 메시지로 바로 나가게 만들었습니다.

 

(방법론은 다음 글로) 이번 글은 ‘운영’ 이야기만 할게요

 

여기까지 읽으셨다면 아마 이런 게 궁금하실 수도 있을거예요.

“노션 버튼은 어떻게 만들었나요?”
“슬랙 메시지는 어떻게 저렇게 나오게 했나요?”

결론부터 말하면, 설정 자체는 생각보다 복잡하지 않습니다. 다만 이번 글에서는 ‘설정 방법’ 자체보다는, 제가 어떤 문제를 발견했고, 그걸 어떻게 개선해서 실제로 적용했고, 지금까지 어떻게 유지되고 있는지 그 흐름에 집중해보려고 해요. 구체적인 설정 방법(버튼/서식/메시지 포맷)은 다음 글에서 캡처와 함께 따로 정리해두겠습니다.

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운영하면서 제일 신경 쓴 건 “누가 봐도 헷갈리지 않게”였습니다

 

이러한 자동화 작업은 만들어두는 것보다, 그 다음에 계속 쓰이게 만드는 게 더 중요하더라고요. 그래서 운영하면서 아래 3가지만은 끝까지 지키려고 했습니다.

1) 버튼을 누르면, 슬랙 메시지 안에서 정보가 끝나게

1) 저희 팀이 디자인팀에 작업 요청 시, [요청] 버튼을 누르면(완) → 슬랙에 요청 내용과 노션 링크가 자동 발송(오)

 

상태 알림이 부족했던 이유가 이거였어요. 알림은 오는데, 정작 확인해야 할 정보를 한번에 파악하지 못하거든요. 그래서 슬랙 메시지에는 최소한 이건 무조건 담기게 했습니다.

• 프로젝트명
• 담당자
• 핵심 내용
• 링크(노션 작업 요청 경로 or 작업물 경로)

 

2) “누가 언제 눌러야 하는지”를 고민하지 않게

Notion 내 적용된 버튼

버튼은 눈에 안 띄면 안 눌러요. 그래서 사람들이 실제로 보는 위치에 두고, 이름도 최대한 직관적으로 했습니다.

• 요청할 땐 → 요청버튼
• 공유할 땐 → 완료버튼

 

3) 흐름은 욕심내지 않고, 딱 2개만 남기기

알림은 많아지면 결국 무시됩니다. 그래서 이번에도 요청/완료 두 가지 흐름만 유지했어요. “필요한 순간에만, 필요한 정보가, 딱 오게.”
이 정도가 팀에서 계속 굴러가기 딱 좋았습니다.

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편해서 유지됐고, 유지되니까 프로세스가 됐어요

 

이 구조가 자리 잡고 나서, 팀 안에서 체감 변화가 꽤 있었는데요.

가장 눈에 보였던 건 이메일 자체가 줄었다는 것도 맞지만, 그보다 더 큰 변화는 이거였어요. 슬랙에서 불필요하게 다시 묻는 장면이 줄었습니다.

• “메일 확인하셨을까요?”
• “작업물 링크가 어디였죠?”
• “어떤 요청이었지?”

이런 핑퐁이 줄어드니까 확인이 빨라지고, 누락도 줄고, 전체적으로 작업 리드타임이 짧아지더라고요.

팀원들 반응도 비슷했습니다.

• “이제 메일 따로 안 보내도 되니까 편해요.”
• “슬랙으로 오니까 놓칠 일이 없네요.”
• “링크까지 바로 있으니 확인이 빨라요.”

편한 건 지속되고, 지속되면 프로세스가 됩니다. 이번 건 진짜 그걸 느꼈던 케이스였어요.

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아직 남은 이야기: 더 덜어낼 수 있는 프로세스는 아직 많아요

 

 

물론 이걸 했다고 모든 게 끝난 건 아니에요. 아직도 협업에는 불필요한 과정이 많고, 사람이 수동으로 처리하는 일들도 있습니다.

그래서 저는 다음으로 이런 걸 고민하고 있어요.

협업이 원활하게 되려면, 어디까지를 시스템이 대신해줘야 할까?
자동화가 팀에 부담이 되지 않는 선은 어디일까? 등등

결국 목표는 하나예요. 팀원분들이 각자에게 더 중요한 일(기획, 판단, 설계 등)에 집중할 수 있도록 반복되는 일은 시스템이 대신하게 만들기.

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마무리하며

출처 : 무한도전

이 작은 변화가 팀원들을 조금 더 편하게 만들고 있어요. 저는 이런 변화가 거창한 프로젝트에서 시작되는 게 아니라, “매번 찝찝한 그 순간”을 그냥 넘기지 않는 데서 시작된다고 생각합니다. 저도 그 역할을 계속 조금씩 해보려고 해요. 기획자이자 팀원으로서요.

그리고 이런 시도를 “한 번 해보자” 했을 때 믿고 맡겨주신 팀장님과 팀원분들께 감사해요.
다음 글에서는 이번에 사용한 노션 버튼/슬랙 메시지 서식 설정 방법을 최대한 쉽게 정리해볼게요 :)