[Notion] “왜 안 봐요?” 대신, '자동화' 적용으로 자연스럽게 바꿨습니다

🛠️ 도입보다 더 어려운 것 : ‘잘 쓰이게 만드는 일’

 

PM으로 일하다 보면, 팀에 어떤 툴을 ‘도입’하는 것보다
그 툴을 ‘잘 쓰이게 만드는 것’이 훨씬 더 어렵다는 걸 실감하게 됩니다.

예전 포스팅에서도 한 번 이야기했듯,
우리 팀은 원래 노션을 전혀 쓰지 않던 팀이었습니다.

https://fejigu.tistory.com/5
(혹시 그 과정을 아직 못 보셨다면, 위 포스팅을 참고하셔도 좋아요.
노션 도입을 고민하시는 분들께 도움이 될 수 있을 거예요.)

업무 대부분이 말로, 혹은 개인 간 메신저를 통해 이뤄졌고
‘기록’이라는 습관은 익숙하지 않았습니다.

그런 팀에 노션을 도입하고, 루틴화한 것도 분명 쉽진 않았지만
사실 진짜 고민은 그 이후부터 시작됐어요.

“어떻게 하면 팀원들이 노션을 더 자연스럽게,
그리고 놓치지 않고 사용하게 만들 수 있을까?”

오늘은 이 고민의 연장선에서 제가 시도해본,
아주 작지만 의미 있는 시도 하나를 공유해보려 합니다.

 

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🚦 고민의 시작은 ‘불편함’에서

노션 내 프로젝트 진행 정도를 확인하는 과정

우리 팀은 프로젝트를 관리할 때 노션의 ‘프로젝트 로드맵’을 사용합니다.
그런데 몇 가지 문제가 반복되고 있었어요.

먼저, 외부 팀에서 우리 팀에 협업 요청을 노션에 남기면
확인이 늦어진다는 피드백을 자주 받았습니다.
또 바쁜 우리 팀 리더는 팀원들의 프로젝트 상황을 확인하려면
매번 노션에 직접 들어가서 일일이 살펴봐야 했고,
이로 인해 전체 상황을 파악하는 데 어려움이 있겠다 생각했죠.

그리고 무엇보다 중요한 건,
아직 노션 사용이 완전히 루틴화되지 않은 일부 팀원들이
신규 프로젝트 등록이나 상태 업데이트를 종종 놓친다는 점이었습니다.

"이 모든 문제를 한 번에 해결할 수는 없지만,
정보를 자연스럽게 ‘인지’하게 만드는 흐름은 만들 수 있지 않을까?"

그게 이번 저의 작은 시도의 출발점이었습니다.

 

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🧩 확인이 익숙한 툴을 연동하기

우리회사에서 메신저로 사용하고 있는 Slack

가장 먼저 생각한 건,
“우리 팀이 가장 자주 확인하는 툴은 뭘까?”였습니다.

노션은 이메일과 앱 푸시로도 알림을 보내지만,
우리 팀에게는 큰 효과가 없었습니다.
대신 슬랙은 달랐어요.
회사 메신저로 사용하는 만큼, 빠르게 반응하고 자주 확인하더라고요.

그래서 저는 ‘슬랙 알림’이 노션을 보완할 수 있겠다고 판단했고,
가장 기본적인 두 가지 흐름부터 자동화해보기로 했습니다.

• 팀원이 프로젝트를 새로 등록하면 → 슬랙 채널에 알림
• 프로젝트 상태가 ‘완료’로 바뀌면 → 슬랙 채널에 알림

처음부터 복잡한 조건을 걸고 시간을 오래 들여 완벽히 적용하기보다,
작게 시도하고, 빠르게 반응을 살피며 점진적으로 다듬는 것이 더 중요하다고 생각했어요.
뿐만 아니라 사람은 알림이 너무 많으면 결국 다 무시하게 되잖아요.

그래서 ‘딱 두 가지’.
팀에게 가장 의미 있고 자주 일어나는 흐름만 골라
작게, 그러나 확실하게 자동화를 해보기로 했습니다. 

 

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⚙️ 중요한 건 ‘속도’와 ‘공유’

노션 내 자동화 기능 사용하기

Notion과 Slack을 연결하는 자동화를 바로 시작했습니다.

처음부터 수식과 조건을 붙이기보단,
정해둔 조건에 맞는 단일 메시지를 슬랙에 띄우는 식으로 설정했어요.
가장 먼저는 제 개인 슬랙 채널에 연결해서 테스트했죠.
(설정 방법 같은 방법론적인 내용은 나중에 따로 포스팅으로 소개해보겠습니다.)

작동이 잘 되는 걸 확인한 뒤,
곧바로 팀 리더와 팀원들에게 공유했습니다.

무엇보다 제가 중요하게 생각한 건 ‘빠른 실행’과 ‘명확한 공유’였어요.
그래서 시연과 아래와 같은 맥락으로 간단하게 설명드렸습니다.

• 어떤 배경에서 이 자동화를 시도하게 되었는지
• 슬랙에 어떤 알림이, 언제, 어떤 방식으로 뜨게 되는지
• 알림이 과해지지 않도록 핵심 두 가지만 설정했다는 점
• 자동화를 도입하면 어떤 효과를 얻을 수 있는지

다행히도, 팀 리더와 팀원들 모두 긍정적인 반응을 주셨어요.
그래서 곧바로 팀 채널에 연동을 진행했습니다. 

 

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🎯 작은 알림이 만든 자연스러운 리마인드

실제로 적용하여 Slack에서 확인가능한 노티

연동 직후부터 팀에는 작은 변화가 생겼습니다.
슬랙 채널에 하나둘 올라오는 알림 덕분에,
평소 노션 업데이트를 자주 놓치던 팀원들조차
자연스럽게 흐름에 합류하기 시작했거든요.

팀 리더도 만족스러워하셨어요.
직접 노션을 매번 열어보지 않아도,
팀원들이 어떤 프로젝트를 새로 시작하고,
어떤 걸 완료했는지 빠르게 파악할 수 있었으니까요.
(클릭 한 번이면 바로 해당 노션 페이지로 이동할 수도 있고요.)

그리고 저 역시 느꼈습니다.
"우리 팀원들이 무언가를 하고 있다"는 생생한 흐름이
슬랙 알림 하나만으로도 눈에 보이기 시작했다는 걸요.

 

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🌱 변화는 ‘작게’ 시작된다

 

슬랙과의 연동 작업은 사실 기술적으로 복잡하거나 난이도 높은 작업은 아닙니다.
AI와 오픈 API가 일상화된 요즘엔, 누구든 작은 자동화를 손쉽게 구현할 수 있으니까요.

하지만 저는 이런 작고 구체적인 시도가
팀 전체의 ‘일하는 리듬’을 바꾸는 출발점이 된다고 믿습니다.

PM인 제가 혼자 모든 문제를 한 번에 해결할 수는 없습니다.
그래서 더더욱 스스로에게 질문하게 됩니다.

“지금 우리 팀의 가장 본질적인 불편은 뭘까?”
“이걸 아주 작게라도 바꿔볼 수 있는 방법은 없을까?”

이 작은 질문에서 시작한 시도가
팀의 습관을 바꾸고, 흐름을 만들고,
나아가 ‘일하는 방식’ 자체를 바꾸는 힘이 되더라고요.

다음 목표인 Make를 통한 자동화 작업

앞으로는 조금 더 구체적인 조건을 붙여 자동화를 확장해볼 계획입니다.
아마도 Make라는 툴과의 연동도 들어가게 될 것 같고요.
우리 팀뿐 아니라, 협업 중인 다른 팀과의 채널에도 적용해보려 합니다.

그리고 저는 이 변화가 자연스럽게 퍼지길 바랍니다.
보수적이거나 새로운 방식에 낯선 팀원들도
자신에게 필요한 기능을 직접 시도하고 셋업해볼 수 있도록요.

그 시작은 크고 복잡한 게 아니라,
이처럼 아주 작고 단순한 한 걸음일 수 있다는 걸
이번 시도를 통해 다시 한번 느꼈습니다.

 

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🌱  변화는, 혼자라도 작게 시작할 수 있다

 

새로운 툴을 도입하는 것보다 더 중요한 건
‘팀이 스스로 쓰게 되는 흐름’을 만들어내는 일이라고 생각합니다.
그리고 그 흐름은 거창한 기술이나 복잡한 기획에서 시작되지 않아요.

작지만 반복되는 불편함을 보고,
그걸 아주 작게라도 바꿔보려는 시도에서 시작됩니다.

이번에 슬랙과 노션을 연결한 것도
그런 시도 중 하나였습니다.
완벽하게 기획하지는 않았지만,
빠르게 시도했고, 함께 써봤고,
그 결과 팀의 리듬이 조금씩 달라지기 시작했어요.

 

팀원들과 나눈 대화 중 일부

이 글을 읽는 누군가에게
“꼭 자동화를 해야 한다”는 말을 하고 싶은 건 아닙니다.

다만, 여러분의 팀이 오늘도 겪고 있는 작은 불편이 있다면,
그걸 ‘혼자라도 먼저 바꿔보고 시도하는 사람’이 한 명쯤은 있었으면 좋겠어요.
물론, 이런 대화는 저희 팀원들과도 나눴고요. 

저도 그 역할을 조금씩 해보려는 중입니다.
기획자이자, PM이자, 팀원으로서.

다음 글에서는, 이번에 사용한 노션 자동화의 구체적인 설정 방법도 함께 나눠볼게요 :)